Maîtriser ses coûts informatiques est un facteur clé pour la productivité de votre entreprise. Une société doit prévoir le personnel qualifié, l’achat et la maintenance du matériel et des logiciels…

Selon l’enquête annuelle de Gartner, les dépenses informatiques mondiales ont augmenté de 9.5% l’année dernière.

Beaucoup d’entreprises pensent qu’elles peuvent se passer d’un budget consacré à leur parc informatique. Cependant prévoir un budget prévisionnel permet un système informatique fiable et protégé tout en rationalisant les coûts.

 

 

Le mot d’ordre est : ANTICIPATION

L’anticipation vous permettra une gestion plus sereine et efficace de vos dépenses.

Pour cela, il est important de définir un budget prévisionnel et une stratégie d’actions adaptée à vos projets :

 

 

Outil indispensable pour vous projeter : L’audit

 

La maîtrise de vos coûts commence par la compréhension et l’estimation du budget accordé. L’audit vous aide dans vos choix :

Tout d’abord, il y a l’Audit informatique qui vise à identifier et évaluer les risques associés aux activités informatiques de votre entreprise. Il étudie les axes d’amélioration à suivre selon les éventuelles failles détectées.

Voici comment se déroule l’audit informatique :

  1. Donner un cadre à l’audit (déterminer les besoins et projets de votre entreprise)
  2. Analyser le réseau de l’entreprise (faire une cartographie de l’infrastructure informatique)
  3. Tester votre système informatique (test intrusion, sécurité, panne…)
  4. Définir une priorisation des dépenses
  5. Rédiger le rapport

 Il est également indispensable de réaliser un Audit de sécurité. C’est une étape à prendre très au sérieux. Il précise l’audit informatique et évalue le niveau global de sécurité de votre système d’informations avec ses points forts mais surtout ses points faibles.

Ci-dessous quelques points incontournables de l’audit de sécurité à vérifier :

  • Votre politique d’accès aux données
  • Vos configurations réseaux (pare-feu, routeur…)
  • Vos sauvegardes
  • Vos mises à jour de sécurité
  • Vos process de sécurité (PRA, PCA…)
  • Votre matériel informatique, vos logiciels…

A lire également : Pourquoi vous ne devez pas faire l’impasse sur l’audit informatique ?

Ne négligez pas votre matériel existant : L’entretien de vos outils de travail

 

Il n’est pas toujours nécessaire d’acheter systématiquement du nouveau matériel ou outil dernier cri. Votre matériel informatique est précieux, il est donc important de prendre soin de votre investissement. Vous limiterez les dépenses inutiles d’un remplacement prématuré ou d’une réparation onéreuse.

Pour cela voici quelques bonnes pratiques à adopter :

  • Nettoyer régulièrement les postes de travail
  • S’assurer de bien faire les mises à jour demandées
  • Analyser les applications et logiciels non utilisées
  • Adopter la technologie sans fil pour éviter les risques de casse
  • Réaliser une veille technologique pour des outils et des logiciels pertinents
  • Eteindre les postes la nuit ainsi que le week-end
  • N’imprimez que lorsque cela est nécessaire et privilégiez le noir et blanc, recto-verso

 

Axe d’amélioration à surveiller : Les logiciels et les applications

  • Ne pas multiplier et dupliquer inutilement les logiciels et abonnements.
  • Exploiter et rentabiliser au maximum les logiciels existants.

 

Les conseils ci-dessus sont simples et efficaces. Ils contribueront au bon développement de votre entreprise et vous réaliserez des économies.

En plus d’une meilleure ventilation de vos dépenses informatiques, vous pourrez envisager de mettre en place de nouvelles ressources informatiques pertinentes pour votre activité.

 

 

Externaliser la gestion votre parc informatique

 

Tout le monde sera d’accord : s’occuper vous-même de votre système informatique demande du temps, du personnel qualifié et un apport financier. Il faut penser à l’installation, la configuration et la maintenance de vos outils et les éventuels imprévus en plus de votre activité principale.

Alors pourquoi ne pas laisser cette tâche à des experts et vous concentrer sur le cœur de votre métier ?

Un prestataire informatique externe c’est LA solution à votre tranquillité d’esprit :

  • Tout inclus : abonnement mensuel sans coût supplémentaire pas d’investissement dans le matériel et ressources humaines
  • Expertise : connaissances nécessaires pour vous assurer une gestion de qualité.
  • Conseil : proposer des axes d’amélioration afin d’augmenter votre productivité.
  • Sécurité : héberge et sauvegarde vos données de manière sécurisée

A lire aussi : L’infogérance, quels avantages pour mon entreprise ?

 

Une sauvegarde externe pour mieux sécuriser vos données

 

Il est indispensable de prévoir un budget « Cybersécurité » pour toutes entreprises pour protéger ses données des éventuels imprévus. Car qui dit « Imprévu », dit « Coûteux ».

Premier point à renforcer : La sauvegarde des données Elle est devenue incontournable dans le budget informatique et a un double rôle :

  • Quantitatif : La quantité des données informatiques d’une entreprise est de plus en plus importante
  • Qualitatif : Les données d’une entreprise sont essentielles au bon fonctionnement et leurs pertes peuvent avoir un impact désastreux.

Nous notons une accélération du passage au Cloud Computing depuis 2 bonnes années. Selon Gartner, d’ici 2025, 51 % du budget IT des entreprises sera consacré aux solutions de cloud computing. C’est pourquoi, nombreuses sont les entreprises qui font le choix d’une sauvegarde externalisée soit en substitution soit en complément de la sauvegarde locale.

La sauvegarde Cloud offre trois principaux avantages par rapport à une sauvegarde sur site :

  • Plus de gains:  L’hébergeur s’occupe de toute la gestion matériel et logiciels, ce qui veut dire aussi plus de temps et pas d’équipe dédiée.
  • Plus de sécurité:  En cas de panne ou d’attaque sur site les données sont protégées et conservées.
  • Plus d’adaptabilité: Un service de qualité et scalable pour suivre l’évolution de l’entreprise et de la technologie.

 

 

N’oubliez pas votre téléphonie pour plus d’économie :

Peut-être que vous utilisez déjà la téléphonie VOIP, c’est-à-dire une communication qui passe par le réseau Internet. Elle remplace petit à petit la téléphonie analogique qui est amenée à disparaître.

Grâce à cette technologie innovante, vous optimiserez encore plus votre budget informatique, c’est même son premier atout :

Coûts d’installation (les frais de câblages et frais d’installation n’ont plus lieu d’être)

Coûts de communication (communication gratuite entre vos collaborateurs, communications sans surcoût vers de nombreuses destinations internationales et vous pouvez suivre vos consommations en temps réel)

Coûts de maintenance (la maintenance et les mises à jour se font sur votre réseau internet, cela veut dire un seul fournisseur et vous pouvez facilement étendre le réseau avec des postes supplémentaires)

Téléphonie IP pour optimiser le budget

Avez-vous déjà pensé à faire appel à un prestataire spécialisé ?

Un prestataire spécialisé en service informatique n’a pas toujours bonne réputation : trop cher, ne connaît pas assez la société, utile uniquement pour les grandes entreprises…. Que d’idées reçues non fondées.

Bien au contraire, il présente de nombreux avantages notamment financiers :

  • Optimiser les coûts matériels (budget réduit au strict nécessaire, prix attractifs)
  • Se concentrer sur son cœur de métier (plus de temps pour votre activité)
  • Réduire les coûts liés à la sécurité (Problème résolu rapidement, pas d’interruption d’activité)
  • Accéder à une multitude de services (plus de productivité avec des services adaptés à vos besoins et un seul fournisseur)
  • Réduire les coûts du personnel (Accès à un personnel hautement qualifié sans la contrainte de la gestion RH en interne)

 

Je ne peux que vous conseiller d’envisager cette solution qui vous séduira à coup sûr !

BA Info et son équipe technique vous propose un accompagnement personnalisé avec une offre globale de la gestion de votre parc informatique à la sensibilisation de vos collaborateurs en passant par téléphonie.

Si vous souhaitez ne plus vous préoccupez de la gestion de votre système informatique, n’hésitez plus, vous êtes au bon endroit !

Pour plus de renseignements, contactez-nous !