Pour assurer le bon fonctionnement de leur parc informatique, certaines entreprises, notamment les PME et TPE, font appel à un prestataire de service spécialisé en la matière. Internaliser la gestion de leurs systèmes peut parfois être trop coûteux et ne pas être en corrélation avec les besoins réels de l’entreprise. S’entourer d’un prestataire informatique est donc une meilleure solution.
Cependant, ce n’est pas toujours évident de trouver une entreprise délivrant une bonne qualité de services et proposant des prestations adaptées à vos besoins (et tout ça à des tarifs abordables).
Dans cet article, nous vous présentons différents critères qui vous aideront à choisir le prestataire répondant au mieux à vos attentes et vos besoins. Mais avant de les énumérer, il est important de revenir sur les avantages d’externaliser la gestion de son parc informatique.
Pourquoi faire appel à un prestataire informatique ?
L’informatique occupe une place importante dans la vie quotidienne des entreprises. Elle est devenue un outil indispensable permettant de créer de la valeur, de communiquer, de gérer et de piloter des activités. Pour l’entreprise, elle est source de productivité et d’efficacité.
Cependant, pour que vos systèmes informatiques soient continuellement performants, il est nécessaire de prendre quelques précautions et de réaliser certaines actions. Il convient de maintenir ces systèmes à jour, de les configurer correctement, de sécuriser son réseau informatique, de réaliser des opérations de maintenance, de corriger les éventuelles pannes…
Les avantages pour votre entreprise
En ayant recours aux services d’un prestataire informatique, les entreprises bénéficient de nombreux avantages. Tout d’abord, cela leur permet de se dispenser de quelques contraintes comme la gestion du matériel, des ressources humaines et financières. Le budget alloué à la gestion de leur parc informatique est réduit au strict nécessaire ce qui leur permettent d’optimiser les coûts.
Les entreprises gagnent également un temps considérable puisqu’elles n’ont plus à se préoccuper des problématiques informatiques, des éventuelles pannes et dysfonctionnements de leurs systèmes. Elles peuvent alors se focaliser sur des actions à plus fortes valeur ajoutée et sur leurs activités.
Enfin, elles bénéficient de l’expertise et du savoir-faire du prestataire qui dispose d’une connaissance approfondie du marché des IT (technologies de l’information). Elles pourront ainsi se tenir à jour sur les innovations et profiter des nouvelles pratiques qui leur feront gagner en performance et productivité. Elles profitent également de conseils personnalisés en cybersécurité optimisant la protection de leurs données et de leur infrastructure informatique.
Sur quels critères choisir son prestataire informatique ?
1. La pluralité des services proposés
En choisissant une entreprise informatique proposant une large gamme de services, vous vous assurez que cette dernière soit en capacité de répondre à l’intégralité de vos besoins. Vous limitez ainsi le nombre de prestataire et de contrats. En sollicitant un seul et unique introducteur informatique, vous gagnez un temps précieux. Vous êtes certains que votre demande a été communiquer à la bonne personne et vous évitez les situations fâcheuses où vous ne savez pas qui est le bon interlocuteur et devoir à tour de rôle les contacter un par un.
De plus, lorsque vous souscrivez à plusieurs services chez un même prestataire, il est possible de bénéficier de prix plus avantageux.
2. Une qualité de service conforme à vos attentes
Pour vous assurer totale satisfaction, il est essentiel de vérifier que la qualité de service délivrée par le prestataire soit conforme à vos attentes. En visitant son site web, repérez les indicateurs qui vous permettront de jauger sa réactivité et de son professionnalisme. Intéressez-vous, par exemple, au délai de traitements des incidents, au temps d’intervention sur site, au SLA (Service Level Agreement) ou encore au temps de rétablissement.
Un bon prestataire est généralement recommandé par ses clients. Lisez attentivement les commentaires et avis clients présents sur le site internet du prestataire et sur ses réseaux sociaux. Vous pouvez également les contacter directement afin de bénéficier de leur témoignage et leur expérience d’achat. Enfin, il est conseiller de prendre rendez-vous (en physique ou par téléphone) avec le prestataire avant de s’engager afin de vous assurer que ces services correspondent bien à votre niveau d’exigence.
3. Un prestataire aussi proactif que réactif
Un prestataire informatique a le devoir de conseil, de renseignement et de mise en garde. Il se démarquera de ses concurrents par sa capacité à être plus proactif que réactif. La proactivité d’un technicien permet d’anticiper les situations déplaisantes, comme un dysfonctionnement ou une panne, avant qu’elles se produisent.
Un prestataire doit également être force de proposition concernant l’optimisation de vos systèmes informatiques. Il doit vous conseiller et vous accompagner pour assurer en continue leur bon fonctionnement tout en améliorant leur performance. Il doit également vous apporter des solutions pertinentes pouvant vous faire gagner en productivité et en agilité.
4. Sa capacité à établir une relation de confiance
Une qualité essentielle que doit posséder un prestataire informatique est la capacité à établir une véritable relation de confiance entre lui et son client. Plus qu’un prestataire, il doit devenir un allié, un partenaire pour l’entreprise avec laquelle il travaille. Cela se traduit par la co-construction de projets informatiques, la mise en place des objectifs commun et par la capacité s’adapter aux contraintes de chacun.
5. L’expertise et le professionnalisme du prestataire
La capacité d’adaptation d’un prestataire est révélatrice de son professionnalisme et de son expertise. Il doit pouvoir proposer des services sur-mesure, adaptés aux besoins de ses clients afin de garantir leur efficacité. Un prestataire compétent vous proposera toujours un audit de vos systèmes informatiques avant de se lancer dans un projet. L’objectif est d’analyser l’environnement technologique dans lequel l’entreprise évolue et de déterminer ses besoins réels.
Un prestataire doit également être attentif et à l’écoute. Cela peut se vérifier lors du premier contact ; un prestataire sérieux vous posera une série de question pour comprendre au mieux votre problématique et vous présenter ensuite la (ou les) solution(s) adaptée(s). De plus, il doit être en mesure de vous expliquer clairement et simplement ce qu’il vous propose, sans user excessivement des mots trop techniques.
6. Un contrat de prestation de service correctement dimensionné
Enfin, portez une attention particulière au contrat établi par les prestataires informatiques. Celui-ci doit être exhaustif et correctement dimensionner. Ne payez pas pour ce dont vous n’avez pas réellement besoin et au contraire, assurez-vous de bénéficier des services nécessaires au bon fonctionnement de votre activité. Assurez-vous que votre contrat comporte bien plusieurs clauses essentielles, notamment celles portant sur les modalités d’exécution, la responsabilité et les obligations de chaque partie.
En savoir plus sur la gestion de votre parc informatique : https://www.ba-info.fr/gestion-du-parc-informatique/