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Améliorer l'expérience utilisateur grâce aux outils collaboratifs

Dernière mise à jour : 29 oct. 2021


Améliorer l'expérience client grâce aux outils collaboratifs

Sommaire :


- L’expérience collaborateur, une nouvelle priorité

- Un indispensable pour attirer, engager et fidéliser

- L’impact des nouveaux modes organisationnels

- Le rôle des outils collaboratifs dans l’expérience collaborateur

- Comment choisir sa plateforme collaborative



L’expérience collaborateur, une nouvelle priorité


On entend davantage parler d’expérience client que d’expérience collaborateur. Pourtant, cette notion devient progressivement un élément clé des stratégies des entreprises et des politiques de gestion des ressources humaines. La preuve en est, 28% des responsables RH et 31% des DRH considèrent l’expérience collaborateur comme une priorité majeure en 2021 (source : Gartner*). Cependant, les nouveaux modes organisationnels comme le travail hybride viennent compliquer la tâche et obligent les entreprises à repenser leurs modes d’actions.


Top 5 des priorités des responsables RH en 2021 - selon Gartner

Un indispensable pour attirer, engager et fidéliser


Longtemps mise à l’écart, l’expérience collaborateur est aujourd’hui considérée comme un levier indispensable pour engager et fidéliser ses équipes. Elle va de pair avec l’amélioration de la qualité de vie et le bien-être en entreprise. Si vos collaborateurs sont satisfaits de leur environnement de travail et de leurs interactions professionnelles, ils développeront un fort sentiment d’appartenance et deviendront de véritables ambassadeurs de votre marque.


Une expérience de travail positif, c’est aussi plus d’engagement de la part du collaborateur et plus de productivité. Selon Bloom at Work, un salarié épanoui est 43% plus productif et déploie 65% plus d’énergie dans son travail.


En outre, c’est un argument de choix pour attirer et recruter de nouveaux talents, qui malheureusement se font de plus en plus rares. L’étude du cabinet de recrutement américain Korn Ferry a montré que la France pourrait manquer de 1,5 million de salariés très qualifiés d’ici 2030. Un collaborateur engagé portera donc l’image de la marque employeur vers l’extérieur et aidera fortement vos futurs recrutements.



Les avantages d'une expérience collaborateur positive


L’impact des nouveaux modes organisationnels


L’expérience collaborateur passe par l’écoute, la valorisation, la compréhension du rôle tenu au sein l’entreprise (…) mais également par la mise à disposition d’outils pour travailler efficacement et confortablement. Bien équiper ses salariés constitue l’un des facteurs clés pour d’une expérience collaborateur réussie.


Cependant, on constate que les outils métiers et de communications des entreprises ne sont plus tout à fait adaptés au monde de demain. En effet, ces deux dernières années ont vu se développer de nouveaux modes et méthodes de travail obligeant les entreprises à repenser les espaces et les outils de travail. C’est notamment le cas pour le travail hybride, un mix entre distanciel et présentiel, qui s’impose davantage suite à la crise sanitaire.


Les nouveaux modes organisationnels amènent les collaborateurs à devenir de plus en plus mobiles. Désormais, ils sont de plus en plus nombreux à exercer leur métier à la fois au bureau, à leur domicile ou dans un lieu dédié (espace co-working, fablabs, café…). Les entreprises doivent alors rééquiper leurs collaborateurs pour travailler en tout lieu sans pour autant compromettre leur productivité, la dynamique relationnelle et la sécurité des données.



Le rôle clés des outils collaboratifs dans l’expérience collaborateur


Avant d’aller plus loin, commençons pour définir « l’outil collaboratif ». Il s’agit d’une plateforme qui centralise divers outils permettant à un collaborateur d’échanger, de travailler, de se réunir avec ses équipes. Ils ont pour essence de faciliter et dynamiser le travail et la collaboration au sein d’une entreprise.


Quel que soit le mode organisationnel adopté par l’entreprise, les outils collaboratifs présentent de nombreux avantages:


  • Ils fluidifient la communication et la collaboration au sein des équipes permettant un gain de temps et une meilleure réactivité.

  • Ils apportent plus de flexibilité et liberté organisationnelle puisqu’ils sont accessibles en tout lieu équipé d’une connexion internet : au bureau, chez soi, dans un café…

  • Ils centralisent l’information et sécurisent les échanges de données grâce à une plateforme unique.

  • Ils favorisent l’implication et l’épanouissement des collaborateurs puisqu’ils se sentent plus intégrés et plus au fait de ce qu’il se passe dans l’entreprise.

  • Ils peuvent également favoriser la communication transversale et le partage de connaissance.


L’outil collaboratif est également une bonne alternative pour limiter la démultiplication inutile et non-productive des applications et logiciels professionnels. D’après le rapport le shadow IT 2017, Les entreprises utiliseraient en moyenne 1700 applications et services Cloud. De plus, 37 % des logiciels installés ne seraient pas utilisés par les collaborateurs (étude 1E). La démultiplication du nombre de canaux d’échange et de travail peut générer une dispersion de l’information et une perte de productivité. Plus grave encore, elle peut également engendrer des risques de cybersécurité et de non-conformité à la RGPD. Une plateforme collaborative pourra au contraire réunir toutes les applications dont vos collaborateurs ont besoin pour travailler efficacement et en toute sécurité.


Les outils collaboratifs jouent donc un rôle déterminant dans l’expérience collaborateur grâce à leurs impacts positifs sur la productivité et le bien-être au travail. Mais attention ! Pour révéler tous leurs potentiels, il faut savoir bien les choisir et s’assurer qu’ils soient adoptés et maitrisés par vos équipes.



Comment choisir sa plateforme collaborative ?


#1 – Identifiez les besoins réels de vos collaborateurs


Ne vous lancer pas dans l’achat d’une nouvelle plateforme collaborative sans avoir eu, au préalable, connaissance des besoins réels de vos équipes. La première étape est donc d’identifier et comprendre les usages numériques de l’ensemble de vos collaborateurs, quel que soit leurs services ou leur niveau hiérarchique. Instaurez le dialogue et échangez dans un climat de confiance pour faire remonter les besoins et insuffisances en matière d’outils informatiques. L’objectif étant de leur apporter une solution la plus adaptée possible à leurs usages et de pallier les limites des outils existants.


#2 – Listez de critères techniques essentiels pour votre activité


Prendre en considération les besoins collaborateur est primordial pour effectuer le bon choix. Mais il ne faut délaisser d’autres critères essentiels, plus technique, comme le mode d’hébergement souhaité, le niveau de sécurité nécessaire ou la possibilité d’intégrer des solutions déjà existantes (CRM ou messagerie électronique par exemple). Ces éléments doivent impérativement être pris en compte car ils peuvent avoir un impact sur la gestion et la protection de votre système d’information.


#3 – Comparez les solutions collaboratives


Après avoir valider les deux étapes précédentes, repérez les outils collaboratifs répondant au mieux aux besoins des futurs utilisateurs et à vos critères techniques. Étudiez et comparez les prix, les fonctionnalités proposées, le mode hébergement, les engagements et le niveau de sécurité proposé. Portez votre attention sur la facilité d’utilisation de la plateforme et son ergonomie. Si elle est jugée trop complexe à prendre en main, elle sera difficilement adoptée par vos collaborateurs. N’hésitez pas à consulter les avis clients !

Petite astuce : demander de l’aide à votre prestataire informatique. Il sera en capacité de vous guider vers la solution idéale pour votre structure.


#4 – Tester votre plateforme avant l’achat définitif


Lorsque c’est possible, testez la plateforme collaborative que vous avez sélectionné. De nombreux éditeurs vous proposent de tester leur solution gratuitement et sur plusieurs semaines. Ainsi, vous pourrez évaluer la simplicité d’utilisation de l’outil et la pertinence des différentes fonctionnalités proposées. Pour que cette phrase de test se révèle encore plus pertinente, demandez à plusieurs de vos collaborateurs de vous faire un feedback sur l’utilisation de la plateforme.


Comment pouvons-nous vous aider ?


Si vous souhaitez mettre en place une solution collaborative au sein de votre entreprise, les équipes BA INFO peuvent vous y aider. Comment ? Nous établissons avec vous un cahier des charges et nous recherchons pour vous la solution la plus adaptée à votre activité.


Source :


*étude une étude mondiale de l’institut Gartner conduite entre juin et août 2020, qui a sondé plus de 800 responsables des ressources humaines, tous secteurs confondus.

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